L’Autorità Garante per la protezione dei dati personali ha pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 300 del 24 dicembre 2008 il Provvedimento recante Misure e accorgimenti prescritti ai titolari dei trattamenti effettuati con strumenti elettronici relativamente alle attribuzioni delle funzioni di amministratore di sistema i cui disposti relativi alla nomina, al controllo ed alla registrazione degli accessi ai sistemi informatici (“access log”) degli amministratori sono entrati in vigore il 15 dicembre 2009.
Sono esclusi dall’applicazione i trattamenti effettuati in ambito pubblico e privato, presso piccole e medie imprese, liberi professionisti o artigiani a patto che siano:
• Effettuati a fini esclusivamente amministrativo-contabili;
• Che riguardano dati personali non sensibili o che riguardano come unica tipologia di dati sensibili quelli costituiti dalla adesione ad organizzazioni sindacali o dallo stato di salute o di malattia dei dipendenti o collaboratori senza indicazione della diagnosi.
E’ necessario chiarire che non rientrano nella tipologia di trattamento ai fini amministrativo-contabile, i seguenti trattamenti:
• Il trattamento di dati a scopo pubblicitario o relativo a potenziali clienti/fornitori;
• Il trattamento di dati giudiziari;
• Il trattamento di dati sensibili relativi ai clienti/fornitori;
• Il trattamento di dati che permettono la profilazione (dei consumi, geografica, etc.).
Come ulteriori possibilità di semplificazione si tenga inoltre presente che:
• nel caso in cui un titolare svolga la funzione di unico amministratore di sistema, non si applicheranno gli obblighi relativi alla verifica dell’attività dell’amministratore né la tenuta dei log degli accessi informatici;
• non è necessario nominare Amministratore di Sistema i soggetti che intervengono solo occasionalmente sui sistemi informatici aziendali, ad es. per malfunzionamenti hardware/software.
In tutti gli altri casi sarà necessario nominare formalmente il/gli amministratore/i di sistema, ed osservare in toto i disposti del provvedimento in oggetto.
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